陈怀哲2022年12月05日21:19

看了一下，还没有人分享过，关于任务管理方法论相关的内容。我们做项目，都说要日拱一卒，我的理解就是，要把目标落地为项目，把项目拆分为任务，每天完成几个待办事项里面的任务，就能慢慢完成一个个项目，同时这一天也会很充实，有成就感。

这篇文章，主要介绍如何管理自己的事务，包括工作、生活和学习。不一定适合所有人，仅供参考。

我们每天要处理很多的事，需要多任务工作，同步协调好工作上的事和个人的事，因为忙、时间安排不当，经常忘东忘西，本末倒置。

如何能做到对工作上的事务和生活中的繁杂琐事泰然处之，并专注于当下？这部分会针对这个问题，介绍一些方法、思路和实践。

这篇文章之前学习时写的，这次重新过了一遍，大部分方法和实践仍不过时，少部分内容做了一些简单的修订，希望能对你有所帮助。

目录：

1.任务管理理论：GTD入门

2.使用纸笔做任务管理，从开始到放弃3.电脑端最简单的任务管理工具：提醒事项4.从提醒事项到任务管理工具 Things35.我怎样使用 Things3 度过一天6.参照 GTD 方法论，我改进了我的 Thing3 工作流7.Things3 项目中不能建立子项目的解决方法8.我是如何使用 Things3 的标签、标题和检查列表的9.Things只是一个开始，找到最适合自己的任务管理方法

1.任务管理方法论：GTD入门

GTD的英文全称是GettingThingsDone ，即“把事情做成”。它是做任务管理的一套方法论。

什么是任务管理？工作、学习和生活中有很多事情要做，事情一多就会变得杂乱，大脑不能记住所有需要做的事，于是我们会忘记某些重要的事情。

把所有要做的事情，看作是一个个任务，对任务进行记录、整理并去完成任务的过程，就是任务管理。

为什么要用GTD来做任务管理？
在学校念书的时候，老师在放假的时候留作业，如果作业很多，我们会拿一张纸记下来，放假的时候，按照记录的一项一项完成。这就是一种最简单的任务管理。

这样做的好处是，你不用费力的记在脑子里，不用担心自己会忘掉，也就不会心里面悬着一个事。这样的做法，我们老早已学会。这样看来，我们早就会做任务管理了。

工作和生活中的事，比学生时代要多一些，很多事情交杂在一起，我们疲于应付，即使全部记下来，也不能像处理学生时代的作业那样简单的处理完它们。

而且，事情多了，先做哪件事，再做哪件事，以及怎么做，我们都很难有一个把握。

另外还有一些情况，我举些例子：

•当你在做手头上的工作时，你的同事过来告诉你另一件事需要做，这个时候应该停下手头上的事，去做同事的这件事，还是先放着； •当有一项任务必须下周三才能做，可是到那时候你不一定记得，你该怎么办，设置一个日程提醒吗，可是如果这类事情很多，又或者那天你可能还要安排其他的工作，你该怎么处理； •当你要同时处理好几个项目的时候，而这些项目的交付时间又相差不大，你应该如何评估自己的时间，如何让自己在做一件事的时候，不会心里老是想着另一件没有做的事，而导致总是心里不安呢；

这些问题就是GTD想解决的问题， 它让我们聚焦在当前所做的事情上，不去担心其它的事。

因为其它的事你确定你不会遗漏，那么，你就会在工作或者学习中达到一种“心如止水”的没有压力的境界。

“心如止水”，这是GTD概念的创始人戴维·艾伦提出来的一种工作状态。

他说 “任何没有找到应有的位置和恰当存在方式的事务，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的问题。” ，这种悬而未决会加深我们的焦虑。

GTD不仅能减少这种悬而未决的焦虑，更能使我们在工作中获得更高的效率和更好的生活状态。

如何使用GTD

GTD总共有5个步骤：收集、厘清、整理、执行、回顾。

我可以根据这张流程图,如图2-1来简单说一下，说完应该就算完成了GTD的入门，后面就看个人的实践，这里面的很多步骤，需要在实践之后才会体会更深，也会有自己的理解。

图2-1

收集

首先是收集，收集到的东西称之为材料。

收集什么呢？ 收集任何引起我们注意的事物。收集的时候不做任何的判断，先收集下来再说。

比如，你在工作的时候，同事告诉你,你有一个文档处理错了，需要修改一下，这件事情不是非常重要,也不是非常紧急的，你就先记下来：“a项目文档有错误，需要修改”，然后继续做当下的事； 比如，你突然想到,要买一个键盘，但是现在没时间去上网看，况且是在上班时候，你就可以记下来：“买键盘”，然后继续做当下的事； 比如，你处理现在的工作时，发现一个相同的问题,c项目也要验证一下问题适否存在，你就可以记下来：“验证c项目是否存在xx问题”，然后继续做当下的事；

由于记录一般只是至多几十秒的事，所以并不会打断当前在做的事。

这些影响你注意力的事情,记录他们的地方，你可以称呼它为“工作蓝”或者“收件箱”，我习惯称它为“收件箱”（Inbox)。

当手头上的事情处理完之后，就进入到下一个步骤，就是厘清。也就是清空收件箱。
先判断它是不是“能够付诸行动”的，如果近期不能够付诸行动，但是将来也许会去做，将它放入到“将来/也许”列表里面；

如图2-2，前三个就是近期能够付诸行动的，“学法语”是将来有可能去做的事，最后两个，则是不能付诸行动的事项。

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图2-2

如果近期或未来都不能付诸行动，可能它根本就不是一个任务，比如“《我的前半生》更新了”，这只是一条信息，那么把它删除就好了；

还有一些信息，可以作为参考资料之类的，把它归档就可以了，比如同事给你发的某个项目文件。然后剩下的都是可以执行的事项。

先看这个事项能不能在两分钟之内完成，如果可以，马上去完成它 。

如果不可以，再看这个事项是不是需要多个步骤才可以完成，如果需要多个步骤才可以完成（也就是可以拆分成一些子任务），就把它转化成项目 。

整理

对于剩下的事项，先看它是否是“需要等待他人完成或者需要他人协作“的，如果需要就放入到“等待”清单里 。

比如，图2-2中，“给实习员工测评报告打分”就需要实习的员工先完成并上交自己的测评报告，这个事项就可以放到“等待”清单里面。
如果不需要，再看它 是否必须在指定的日期或者指定的时间做 ，比如“给老爸打电话祝他生日快乐”，如果是的，将它放入到“日程表”里面，剩下的任务放到 “下一步行动”清单 里。

再去处理刚才转换成项目的列表项，将项目分解成任务，然后对任务做上面同样的处理。单个的、不从属于任何一个项目的任务是很少的。

整理其实就是，将每条可以执行的任务再进行分类，并赋予任务一些执行的情境。

处理任务时，我们按照需要可以给它们加上执行时间、截止时间，以及各种标签方便进行检索。

比如，有些任务是必须在家做的，就可以加一个“家”的标签，这样就满足了家这个情境；有些事情是必须要在电脑上才能做的，加一个“电脑”的标签；那么，在家里空闲了下来的时候，你就可以看看“家”这个标签下有哪些事需要去做，而不用去看那些工作上的任务；同样的，当你电脑不在身边，你也可以过滤掉“电脑”这个标签下的任务项。

还有，那些你设置了执行时间或者截止时间的任务，等到了执行的那一天，它会自动出现在你当天的列表里，你也可以通过时间去查看你还需要做哪些事。

这些听起来对刚入门的仍然是很复杂，好在现在已经有很多软件帮我们处理好了这些逻辑。

我们只要做好收集、厘清，以及给任务加好时间、标签、所属项目，剩下的事情就交给软件。回顾

这样下来，我们实际上用到了 “收件箱”、“将来/也许”、“等待”、“日程表”、“下一步行动“ 这几个主要的列表，还有若干个项目列表。

回顾就是我们要周期性的回顾这些列表，列表里面的列表项，并不总是一成不变的，有些不需要的可以删除，有些需要更改的，移到其他列表中。

执行

最后一个步骤，选择行动。

先去看“日程表”看当天有没有要处理的事，然后再去看自己的“下一步行动”清单，处理好必须当天做的事（也就是日程表里的事项）后， 我们的主要目标变成了一个，就是按顺序处理“下一步行动”清单里面的任务。

当然，这个顺序自己可以排序。处理完”下一步行动“清单，我们可以看看“将来/也许”清单，如果有些任务现在可以做了，将它放到“下一步行动”清单，执行它。

总结

这就是整个GTD的大概流程。

如果所有的清单都用纸笔来做，这套流程还是挺复杂的。推荐用软件。
有不少专业的GTD软件来帮助我们做任务管理。比如：Omnifocus，2do，Todoist，Things等等。我自己用的是Things，因为，我个人目前认为，它是最好看也是最简单的。

接下来我会结合Things 的具体使用，来进一步说明GTD在实际中的应用。

2.使用纸笔来做任务管理，从开始到放弃

使用纸笔来做GTD任务管理，略微有些麻烦。但尝试用纸笔，按照GTD中收集、厘清、整理、执行、回顾的核心步骤来做任务管理，也是快速熟悉这套理论不错的方法。

收集

首先是收集，你需要将任何引起你注意力的东西记到你的本子上，这个本子可以是专门用来收集的本子，也可以是一个本子的一部分。

记录的时候，同样不用做判断，记下来再说。

在记录之前，你可能处于两种状态的一种：

10.如果你在处理一项任务，这件引起你注意力的事是你工作中遇到的，又或者是工作之外的，可能会打断你现在的工作，但是无论如何，建议你都记录下来再说。如果你需要停下手头的工作，去处理这一件事，只要不是十万火急、争分夺秒，先写在你的收集本上，然后再去处理这件事。

11.另一种状态是，你是空闲的。这时候你想你反正是空闲的，记下来之后应该马上去处理这件事。但最好的做法不是这样，这时候应该进入下一步：厘清。

厘清

其实厘清和整理两个步骤的界限并不是很清晰。

如果你把记在本子上的每一条记录当做材料的话，你可以把厘清理解为判断材料的本质，并将材料处理成可以执行的项目或者任务”，可以把整理理解成对可执行的项目和任务进一步处理，加上执行的条件和情境。

如果你把记录的本子，称作工作蓝或者收件箱的话，厘清其实就是清理收件箱的过程。

图2-3

你可以打开本子，找到你记下的记录，从还没有划掉的第一条记录开始处理。
也许以后不会做，这些就是近期不能执行的，你需要把它划掉，然后誊抄到你的“将来/也许“备忘区。

还有一些可能只是一些信息，比如，某电视剧更新了。另外一些可能是一些文件，比如，“a项目文件”，你需要划掉，然后存档文件。

最后剩下的，就是一些可以执行的任务。如果某条任务是2分钟内可以完成的，马上完成它，然后划掉。

然后再判断剩下的任务是不是需要多个步骤才能完成，如果需要多个步骤才能完成，把这条任务记录成一个项目，誊抄到项目区，或者项目笔记本。

进行到这里，你已经发现了，誊抄非常麻烦、费时费力，与提升效率的初衷是相违背的，同时，我们需要很多个不同功能的本子或者需要将一个本子分成很多个区，条理并不是很清晰，反而显得有些杂乱。

你可能想到，最开始的收集不记录在本子上，而是使用一张一张的小便签贴纸，然后我们准备几个不同的本子，处理收件箱就相当于给这些便签纸归类，这样的确是方便了一些，可以尝试一段时间。

《搞定》这本书最开始介绍的就是用纸笔来做任务管理的，那个时代电子产品还没有现在这么先进，现在我们更倾向于使用效率更高的电脑和手机。

相信很多人可能和我一样，进行到这里或者想到这里就放弃了使用纸笔的念头。

对于我来说，我更喜欢使用效率类的软件工具来做任务管理。

所以用纸笔做任务管理就不继续往下展开。

3.Mac上最简单的任务管理工具：提醒事项

放弃了纸笔，我们可以尝试一下使用电脑软件，Mac电脑有自带的提醒事项app，windows端我不是太熟，只知道微软收购了奇妙清单之后，推出的微软Todo用来做任务管理还不错。

由于我对Mac熟悉一点，就介绍Mac提醒事项吧。

用mac提醒事项做任务管理

mac端的提醒事项设计的非常简约，如图2-4，打开之后只有这样一个页面，就像一张干净的信纸，点击每一行的开头，就可以直接打字，输入一条待办事项。

待办事项前面自带核对的圆圈，点击圆圈，就可以标示完成，并从列表消失，非常方便。

图2-4

将鼠标放在提醒事项右下角，向右后方拉大可以让提醒事项的主界面变大，变大之后，提醒事项的左边栏会显示所有的清单列表，以及一些其他功能。如图2-5.

图2-5

收集、厘清、整理、执行、回顾

12.你需要建立几张清单，分别是”将来/也许”、“收件箱”、“等待”、“下一步行动”、“指定日期或时间”。如上图所示。

13.同样的，在“收集”和“厘清”步骤，你可以方便的删除收件箱里面的处理后的待办事项，也可以按住鼠标将他们直接拖拽到左侧对应的清单里。

14.如果你需要项目，比如“完成A项目的第一期开发”需要很多步骤，有很多个子任务，那么你可以再建立一张清单“A项目的第一期开发”，再在里面添加待办事项。

15.你可以继续进行“整理”这一步，也就是为待办事项加上相应的情境。首先判断这个任务是不是必须等待别人完成某些工作后自己才能继续，或者需要别人的帮助，或者需要别人来完成，那么把它拖到“等待”清单里。然后判断这个任务是不是必须在指定的日期或者指定的时间去完成，如果是，给它添加上时间，然后拖到“指定日期或时间”清单里。剩下的拖到“下一步行动”清单里面。
16.每天如果需要知道当天需要完成的事项，可以点击下方的日期，就可以看到当天需要完成的事。完成之后，可以开始做“下一步行动”里面的任务，完成一项，勾选一项。

17.所谓回顾，并不是回顾已经完成的事。而是对于未完成的任务的一种检查，检查各个列表里面的任务，看当下它所处的位置是否仍然恰当，如果不恰当，删除或者移动到其他列表。回顾可以每天进行一次，可以每周一次，也可以按心情而定，回顾的目的是维持各个清单的可靠性，保证这套系统无遗漏，能完整的运行下去。

总结

这一部分，从尝试用纸笔按照GTD的方法做任务管理，然后发现一些壁垒，转而尝试使用mac端系统程序提醒事项，并简单介绍了提醒事项来做任务管理的具体方法。

4.从提醒事项到任务管理软件 Things

使用提醒事项来做任务管理之后，你会发现一些问题：

18.如果我的项目很多，清单不是很多很乱吗？因为毕竟很多任务都不能一个步骤内完成。

19.如果我的项目里有的是需要等待别人完成后才能继续的，我是应该把它放到“等待”清单里还是当前的项目清单里？同理，有些项目里的任务需要指定日期去做，我要把它拖到”指定日期或时间“清单里面去吗？

以上这两个问题反映了提醒事项在处理复杂的任务管理时候的不足。

对于第一个问题，如果项目过多，确实不便于查找，但一般人并没有那么多项目，满足一般人的需求是没有问题的。

对于第二个问题，你可以把只要是项目清单里的任务都留在项目清单里面，这样条理更清晰一点。或者，如果你并没有那么多复杂的任务需要管理，也可以不用项目清单。

综合来说，使用提醒事项按照GTD做任务管理是简单的，只需要按照GTD理论创建几个清单，然后按照GTD理论来操作。

但由于软件自身的功能限制，它对于复杂的任务（比如需要很多分成很多步骤的任务，也就是项目）的支持并不友好，虽然也能创建项目清单，但是项目过多之后，会造成界面冗余、不利于检索和查看等问题，与GTD做好任务管理的初衷相违背。（2022年最新版本的提醒事项功能已经大幅增强，已经基本解决了这些问题）

所以，如果你要处理的任务不多、不复杂，那么这些问题不算是问题。

如果你的工作涉及到很多的项目，需要同时处理很多的任务，又或者你的工作、学习和个人生活交织在一起，你想处理好工作、学习和个人生活中的各种待办和任务，那么你需要更有力的任务管理工具。

mac上的任务管理工具有很多，比如OmniFocus、2Do、Todoist、Things等。

我现在用的是Things，所以就以Things作为例子，来介绍一下具体如何来做任务管理。

Things 是mac上一款老牌的任务管理软件，以优美简洁的页面和适当合适的功能体验而著称。

Things简单介绍

如图2-6，是Thing3的主界面。

图2-6

20.Things3采用的是mac上常见的左右两栏的页面结构，左边类似图书的目录，右边是内容。如图2-6。

21.左边栏最上面的是收件箱。任何会引起我们注意的东西，都可以先记录收件箱里，然后再统一处理。如图2-6。

22.收件箱下面4栏分别是“今天”、“计划”、“随时”、和“某天”列表。如图2-6。

23.“今天”列表里是安排在今天做的事，之前指定了执行日期的待办事项，到了指定的日期，也会自动显示在“今天”列表里。

24.“计划”列表里是指定了执行时间，或者指定了截止时间的待办事项或者项目。

25.“随时”列表相当于GTD理论里面的“下一步行动”清单，里面是所有可以执行的待办事项。

26.“某天”列表相当于GTD理论里面的“将来/也许“清单，当把一条待办事项或者项目的执行时间设置为“某天‘之后，待办事项就会被加入到”某天“列表里面。

27.再下面就是“日志簿”和“废纸篓”列表。

28.“日志簿”是已经完成的待办事项的列表，顾名思义，日志，就是可以用来查阅的。

29.“废纸篓”是删除的待办事项的列表。

30.这7个主要的列表下面，就是区域区。点击左边栏左下方的“新建列表”，选择“新建区域”可以创建区域。如图2-7。
图2-7

12.区域显示在左边栏最主要的7个列表的下方。

比如图2-8中，我建立了“工作”、“个人”和“学习”3个分区。

区域下面存放的是项目列表，区域中也可以单独放置待办事项，但是不会在左边栏显示出来。点击区域标题，区域所包含的所有内容会显示在右侧的内容区。

图2-8

13.左边栏的区域区的区域下，会显示所在区域的所有项目列表。如图2-8。所谓项目，就是需要多个步骤才能完成的任务，这个任务被拆解成多个待办事项，这些待办事项的集合，就组合成项目。

14.Things3的右边栏是内容区，主要用来显示待办事项。

15.每个待办事项都可以添加备注、标签、执行时间、截止时间和检查列表等信息来进一步丰富和界定待办事项的使用情境和信息维度。如图2-9，图2-10。

图2-9

图2-10

16.添加完这些后，待办事项就会根据这些条件出现在对应的列表里，方便我们查找和过滤，也方便我们在具体情境下执行这些待办事项。如图2-11。

图2-11

介绍完基本功能，下面我结合我的具体使用，来进一步深入了解如何使用 Things。

5.我怎样使用Things3度过一天

我是Things用户，初次使用它，我就被它的颜值和易用性吸引。
Things3简洁不厚重，功能克制而不繁杂。

我在公司长期参与着公司的多个项目的开发和维护，项目经常交织在一起，各种错综复杂的任务交合在一起，常常顾此失彼，我开始意识到自己迫切的需要一款任务管理的工具。

早上到公司，先看“今天（Today）”清单。

这里是我之前给自己安排的今天要做的事。

这些待办事项是我指定了日期，必须在今天来做。到了今天，它们就自动出现在了我的“今天（Today）”列表里。如图2-12。

图2-12“今天”列表

在这个列表的每个”待办事项”后面都有一个番茄图标，表示我预估的完成这个待办事项的大概的时间，一个番茄表示25分钟。这是我在“收件箱（Inbox）”里处理待办事项的时候加上去的。

每天给自己定的番茄目标不宜过多。所以我简单看了一下我“今天(Today）”列表里总的番茄数，如果超过了一个值，那么这时候就要考虑对今天的这些待办事项做一些处理，比如计划一些到其他日期。

这是因为：

31.预估的时间可能不准，大部分时候实际耗时更多，所以时间不宜安排得太满；

32.还有其他没想到的事要处理，比如需求沟通，同事来问问题，开会等等；

33.每天的工作时间是有限的，不可能处理无限多的工作；

所以我的数量的阈值是10个，这样当天压力不会很大，不会违背GTD的初衷。

而且，当自己处理完了“今天(Today）”列表里的待办事项，时间充裕的话，还可以去处理“随时（AnyTime）”列表里的待办事项，相当于是自己完成了今天的工作之后的额外加餐。

当然，这个不是必须的，我们也可以不加，不评估每个任务需要的大概时间。

这个只是我个人的习惯，适合自己的才是合适的，如果觉得这个是没有必要的，那么可以果断去掉这一步，我使用这个其实是为了计时，锻炼自己对任务时间预估的能力，以方便自己对自己的时间做出更合理的安排。
我们每天早上要开早会，早会的时候每个人大概半分钟到一分钟，说明一下昨天做了什么，以及今天打算做什么。

所以我打开“日志簿（LogBook)”，如图2-13，看一下自己昨天做了哪些工作。

图2-13日志簿

过一遍昨天完成的工作，并结合刚才看的“今天(Today）”列表，脑中大概就清楚了早会要交流的内容。

这个时候，昨天完成的事也会给自己一些参考，如果昨天有些事没有处理完，或需要今天对昨天有所补充，或导致今天某些事不用做了，根据这些，对今天的列表做相应的处理。

清空收件箱

早会上，有两个问题：

34.心率算法同事已经完成，我只需要参考一下就可以。参考他的算法来画UI，那么我只需要两个就能完成之前的任务；

35.睡眠数据保存本地需要根据睡眠总时间作对比来进行过滤；

于是我修改了今天的任务1的数目，并把“睡眠数据保存本地需要根据睡眠总时间作对比来进行过滤”添加到收件箱中。

接下来就开始处理自己的“收件箱(InboX）”。

我关联了手机系统自带的“提醒事项”app，所以会默认导入“提醒事项”的数据。

比如，第一条，《昔日美好的时光，他们糟透了》是我昨天听书时听到的介绍的一本书，我想了解一下，但当时没有时间，所以我就把它记到提醒事项里面，之后再处理。
来。

按照顺序把收件箱的事项一条一条的过。

先判断它们是否是可以执行的。

很明显，第一条只是一条信息，不可执行，可以删掉。但我回想了一下，其实我是想去了解这本书的，于是改成“了解《昔日美好的时光，他们糟透了》”。

整理完不可执行的任务之后，接下来对可执行的任务进行整理。

36.一条一条的过。

37.给任务加上时间、标签、截止时间、备注等。（不需要每条都加上时间、标签、截止时间、备注，按需添加即可）。

38.加上预计时间，用表示，如果20分钟内能完成，则用表示。

39.如果任务是一个步骤完成不了的，将它转换成项目。比如“给n824添加密码功能”。

40.如果一条任务是2分钟可以完成的，马上去完成它。比如“买父亲节礼物”。（之前我已经想到了要买什么，购买和付款2分钟差不多可以完成）

如图2-14，为清理收件箱前后的示意图。

图2-14清空收件箱

处理完的待办事项不会立刻从收件箱移走，一般都需要手动点一下待办事项上方的“好”字。

我一般选择手动处理，把任务拖到对应的“区域”和“项目”。

收件箱这时候已空空如也。

整理

找到我刚才转为项目的任务，然后将这个任务分解，它是需要不止一个步骤完成的，那么这些步骤就是这个项目里面的一个个的子任务。

•先列出主要任务。

•然后给任务添加时间、标签、备注、预计时间等。

•最后把项目拖到相应的”区域”。

接下来，过一遍”工作”区域的内容。

41.给“工作”区域的项目，按照之前的重要程度排序；

42.看一遍所有重要项目的任务列表，看看已有的安排，如果有新的需要增删改查的、归类的，就处理一下。

执行

图2-15“今天”列表

每做完一项，我就会看一下完成这个待办事项花费的实际时间，然后在后面加上，用来表示实际花费的时间，然后点击完成。

到了下午四点多，完成了当天的“今天（Today）”列表里的任务。如图2-16。

这期间遇到了测试反馈的一些问题，还有想到的一些其他影响注意力的任何内容，我都直接记到了“收件箱（Inbox）”。如图2-17。

图2-17工作期间的新内容记入了“收件箱”

再按照上午同样的方法，来处理收件箱的内容。

处理完收件箱之后，因为还有时间，预览一下自己的所有项目和“随时”列表，看看有什么任务是比较重要的，拉到今天列表里面，继续执行这些任务。执行完就差不多到了下班时间，下班回家。

回家后

晚上回家，看了一下Things3里安排的事情。按顺序开始做：

43.去快递柜取了快递；

44.躺在床上在豆瓣和微信读书上，查找《昔日美好的时光，它们糟透了》这本书，然后读书评，了解书的主要内容；

作为日记的参照，临睡前，回想这一天做的事，有些事记不全，便拿出Things看看记录，参照着记日记。

番茄工作法和GTD的简单结合

最后，简单说一下我在Things3中对的简单使用。

番茄工作法对我来说更像是一个时间统计的工具；或者说是提醒我休息一下的工具。至于它提升注意力的用法，对我作用倒不大。

我曾经一度把每个的时间设置为50分钟，因为25分钟的时间对我来说太短了。对我来说，番茄钟是在一个番茄结束后稍微休息一下，以及我会在当天、当周去统计自己工作花了多少个，以及对比某个项目预计时间与实际耗时，从而提升自己对时间的敏感度。

使用Things3，我目前看不到它能把待办事项（起码”今天”列表的待办事项）导出到哪个番茄钟软件中，而如果手动一条条的导入，又过于繁琐。所以，我最近在尝试给每个待办事项做处理的时候加上预计时间，用表示。
当我做差不多类型的工作的时候，不能很好地预估时间的时候，我能去看看之前同类待办事项的。一个大一些的项目，要计算和评估它大概的时间，我也可以参考和的数目。

参照 GTD 方法论，我改进了我的 Thing3 工

根据GTD里5个主要步骤：收集、厘清、整理、回顾、执行，我重新复习一遍我的Things工作流，并画了下面这张流程图。如图2-18。

图2-18 流程图

收集

收集自不必说， 想到任何引起你注意力的事情，就记下来 。

厘清

主要来根据这张图说一下“厘清”的部分，也就是清空收件箱。

首先大致浏览一下收件箱里的内容， 如果现在不可以执行、但是将来也许会去做的事项，将它们拖入到“随时”清单里去 。

比如你突然想到的“学法语”，它就是现在不可能立即去做，但是你将来可能去做。

剩下的还是不可以执行的、有些甚至不算是任务的，直接将它们删除。

收件箱里这时候只剩下可以执行的条目了。

整理

一条一条的按顺序过剩下的条目。

首先，判断一个事项是不是2分钟能完成，如果可以，马上去完成它 。
换成项目。

如果只是一步就能完成，这时就可以对这个待办事项进行处理。

我一般是首先判断它是不是非得我来做，是不是需要等待别人完成某事，或者需要别人给出信息才能去做，如果是，我就会给它加一个“等待”的标签 。比如“给实习员工的测评报告打分”，就需要等待实习员工完成并上交报告之后，我才能进一步处理。

如果这项工作还有一个截止日期，我会再给它加一个截止日期。

如果是需要我自己来完成的，满足“必须在某天去做”我就给它安排一个开始时间，同样的也加上需要的标签、截止日期、备注等信息。

处理完成之后，这些待办事项还是在我的收件箱里，只是会有一个提醒框，表示它们已经处理好了，我只要点击“好”字，那些有时间归属的待办事项就会自动归属到它们的列表下。

我一般不这么做，我会手动把它们拖入到对应的“项目”和“区域”中去，在对应的条目上，长按住鼠标左键，移动鼠标，就可以实现拖动操作。这样，方便我从对应的项目和区域找到它们。

到这一步，我的收件箱才真正被清空。

执行

我已经不需要再做其他的事了，点击打开“今天”列表，开始按照顺序处理今天的工作 。

处理完“今天”列表的工作后，可能这之后我的收件箱又有新内容，先去处理它们。

处理完之后，如果“今天”列表没有新增内容，就点击打开“随时”列表里看看，给它们按照重要程度和紧迫程度排序，然后从前完后开始处理随时列表里面的待办事项 。如图2-19所示。

图2-19“随时”列表
回顾

一天结束的时候，或者第二天开始的时候，可以打开“日志簿”看看自己的工作成果，反思一下工作中有什么需要改进的地方、那些地方花费时间较多但是并不值得、如何改进等等。

检查一下各个清单，看看有没有什么待办事项已经不符合或者不必要存留在当前这个清单了，处理一下它们。

7.Things3 项目中不能建立子项目的解决方法

比较大的项目肯定会有几十甚至几百条待办事项组成，某些待办事项肯定是归属于另一些小的项目的， 按照GTD里说的“需要多步骤完成的就算一个项目”，大项目肯定包含着很多小项目 。

比如，“完成A功能测试”这个小项目包含3个任务：

45.测试无网络情况下的运行情况；

46.测试手机网络情况下的运行情况；

47.测试wifi网络情况下的运行情况；

而“完成A功能测试”这个小项目又是从属于“国内App 2.0版本开发”这一个大项目。

我的使用情境：我目前有一个在开发的项目，需要两个月的时间完成。我把它建立成一个项目，放在“工作”区域下。这个项目有相应的任务，我会加到这个项目里面。对于已经做完了的任务，我可以在这个项目下翻阅，这相当于一个存档，这个需求对我来说，比较重要。

但是这个项目比较大、耗时长，任务也很多，必然有很多任务不是一个步骤能完成的，所以我需要把它们转成子项目。但是Things3 不支持子项目功能，那么我应该怎么处理我的子项目和主项目的层级关系呢？

我想到的解决办法有这么几个：

方法一

我的大的主项目不会超过5个，我考虑把它们升级为“区域”，“区域”是项目的一个集合。然后把所有涉及到的待办事项和项目都放到这个“区域”下 。

但是这样做一来区域过多，查看起来不直观；二来在我看来“区域”还是只分成“工作”和“个人”两个就好，把项目做成“区域”，有些凌乱；三来“区域”下完成的“待办事项”和“项目”并不能在“区域”下查阅。

方法二

将原来的“工作”区域一分为二 。固定的、长期的、耗时长的项目放在工作1区；工作1区的子项目、其他子项目、耗时短的放在工作2区。这样做虽然还是不能达到每个项目里能查阅到所有完成的内容，但是层级稍微清楚一些了。如图2-20。

方法三

子项目完成后，将子项目的任务都拖入（在项目上长按鼠标左键可以实现拖动操作）到主项目中去 ，然后删除或者点击完成子项目，这样方便在主项目中查阅存档。

方法四

不建立子项目，但是在 主项目中通过“标题”来划开项目里的待办事项，用来区分需要不止要一步才能完成的任务 。如图2-21，“离线模式”其实应该是一个子项目。

图2-21 通过“标题”来划开项目里的待办事项

方法五

不使用主项目，所有不能一步完成的任务都建立成一个一个的小项目。那些耗时长、固定的、长期的主项目做成一个个对应的“标签”来过滤 。

创建每一个小项目或者不输入任何项目的任务时，给它们指定能标记它们归属于哪个主项目的“标签”。查找主项目时，就可以使用“标签”来查找了。如图2-22。

图2-22 用标签来过滤

备注

上面的每种方法有利有弊， 希望 Things3 能提供在项目中能建立子项目的功能 ，但即使这个需求被满足，也同样有利有弊。

比如，上面提到的方法，很多也只能处理主项目下有一级子项目的情况，并不能分出无限层级。但实际使用中，如果一个项目足够大，子项目自己也是可能有子项目的。

但这样也许就和Things3 的定位相矛盾了，Things3 是一个比较简洁的轻量级任务管理软件。

最后，在上面几个方法中，方法五目前比较容易操作。Things3是比较依赖标签的，官方也推荐我们更多的使用标签。

另外上面说到的无限层级的问题，如果你不怕麻烦，其实用标签也是也可以实现的。

8.我是如何使用 Things3 的标签、标题和检查列表的

关于使用 Things3 的标签、标题和检查列表，不得不说一下区域和项目，就从区域开始吧。
区域我的区域只有2个：工作和个人。之后可能会考虑把个人再分成生活和学习，建立成3个区域。如图2-23。

图2-24 区域

在工作区域下，是我工作中在做的项目。这些项目大多数都不是顶级的，也不是永久的，而是一个个顶级项目的子版本。

比如，我们的海外app大约一年更新一个大版本（类似从4.0到5.0），中间会有很多子版本（比如 4.3，4.3.1，4.5），每一个子版本大概2周到2个月之间，我把这个级别的子版本作为我在Things3上区域里面的主项目。

由于同时有很多项目要做，而且不仅有app，有时候还有后台开发，app开发还有国内和海外，海外还有2个app，所以我的工作区域里在进行的主项目一般有五六个。

项目

我会给工作区域里的每一个项目套一个标签，来标示这个项目从属于哪个顶级项目。

比如，我们目前主要有4个app，其中一个app叫“xxxx”，有一个项目叫“xxxx5.1”，那么我会给“xxxx5.1”这个项目套上2个标签：”xxxx“和”xxxx5.1“。

因为Things 中支持对标签进行分级管理，所以我会把”xxxx5.1“拖入到”xxxx“这个标签的子文件夹中去。如图2-25。

图2-25 项目标签

标签

我使用的标签不多，主要是工作中通过标签来区分各个顶级项目，以及各个子项目。

因为我只在区域里只建立一个阶段可以完成的小项目，这样能保证我的区域不杂乱，同时也能让我集中关注眼前这个版本的事。如图2-26。

图2-26 标签

标签本来我按照别人推荐的，使用了人名标签，用来标记需要等待同事完成我才能进一步跟进的事，后来我觉得没必要用人名，所以去掉了所有人名标签，而且如果不是跟自己联系非常大的别人的事，一律不出现自己的待办事项上，如果必须等待别人完成，就加上截止日期和一个”等待“的标签。

其余还用的一些标签，比如”家“、”手机“、”电脑“、”5分钟“、”可能要买“等等。

标题

如图2-27，是一个使用标题的示例页面。
图2-27 标题

直接举一个例子，”xxxx5.0“这个项目，大约可能分成五六个小项目，加起来大约三四十个待办事项。

如果全罗列在一起，没有层次，而且非常杂乱。于是我用”标题“将他们隔开。

比如，这个项目，我会大概分成”注册登陆“、”设备设置“、”联系人功能“、”绑定模块“等几个标题，然后把对应的待办事项放到标题下。

检查列表

每个待办事项下都可是创建检查列表，也就是检查列表，这是Things 里最底层级别的清单。

一般可以这样用，比如在”买菜做周末大餐“这条待办事项下面，可以用检查列表列出要买的食材，如图2-28：
图2-28“买菜”检查列表

不过我一般不这么做，因为这个层级隐藏得太深，真到买菜的时候，不是很方便。

所以我一般不用来列买菜等核对清单（一般这种情况直接用系统备忘录），而是做各个待办事项的子任务列表，就像下面，我要完成“联系人”页面这个待办事项，我用检查列表来进一步细分任务，如图2-29：

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在工作时，如果涉及到某一项任务，在检查列表下，列出这项任务所有要做的事，然后一条一条的完成，一条一条的打勾，这样能减少遗漏，也比较有成就感。

9.Things 只是开始，找到适合自己的任务管理方法

如果你按照我的介绍，并尝试着使用Things去管理自己的工作和生活，到现在，你已经基本上对任务管理有了初步的认识，也有自己的理解。

你可能会发现，有些地方，你并不想像我这么做，或者在某个功能点上，你自己有更好的适合自己的方法。

这样很好，我在开始接触任务管理的时候，也是尝试了各种软件，在使用软件的过程中，看看它能不能满足我的需求，如果不能，看看能不能改进，再不能，就会换一个软件，这样一个个软件下来，对任务管理越来越熟悉，用起来也越来越顺手，直到现在，我用的是Things，它基本能满足我现阶段的需求。

所以，对你来说，Things也只是一个开始，Things和其它所有的任务管理软件一样，有自己的优点，也有自己的缺点。

对于我们来说，先找到一个任务管理软件用起来，用它来完成任务管理的入门，然后再根据自己的需求，看它是否适合自己。我们的目的是，找到合适的方法来做任务管理，当我们形成了自己的一套方法和流程，我们的目的也就达到了。

Things是一个开始，也许我们会从此喜欢上它，它会帮助我们自如的管理我们的生活和工作；也许，它只是一个起点，我们最终将找到适合自己的任务管理方法。

全文完。

文章看完了，是不是觉得很繁琐，我又不是国家总理，哪有那么多事情要处理，哪需要这么复杂的系统。

我自己刚又读完一遍，也是同样的感觉，我自己现在依旧在用Things这个app，不过很多功能结合我自己现在的使用习惯，已经做了很多的简化。

比如，我现在几乎不用收件箱、不用截止日期、不用标签、不用和、不同步提醒事项app里面的内容、也不同步日历、不用标题分区、也不困扰纠结于子项目的问题。

我每天用的最多的就是【今天】列表，里面的任务做完就打个勾，但是不追求每天清空，主要用于看看今天要做哪些事，然后就是侧边栏的项目区域，大概一周看一次，看看哪些项目要删除，要修改，就更新一下，再然后就是当前不能马上做，或者将来想做，或者将来要做的事，就记录下来。

平均下来，每天使用在软件上的时间不超过10分钟。但是对于我来说，任务管理软件已经是手机电脑必备软件，就跟输入法一样。
我建议每个生财人都可以简单学一下任务管理，开始的时候可以从GTD开始，按照本文的理论去实践，然后再根据自己的情况改变。

最后，推荐下书籍：《搞定》和《小强升职记》，《小强升职记》不是讲职场怎么升迁的，有点类似《苏菲的世界》讲故事的形式说哲学理论，它是以故事的形式，讲怎么运用《搞定》等任务管理理论的。

以上。